La plataforma de formación continua Forum Business Travel ha cifrado en un 13% los gastos extras que asumen las empresas durante los viajes de negocios, porcentaje que se debe a gastos en el parking, el uso de wifi en los hoteles o los servicios añadidos en el avión.
Durante la ponencia ofrecida en Barcelona por el experto del Forum Business Travel, Iván Clemente, se ha constatado que las empresas tienen "dificultades" a la hora de cuantificar los gastos adicionales que generan sus empleados cuando salen de viaje.
Según Clemente, para calcular bien los costes, hay que analizarlos antes y durante el viaje, pero también después. Así, a la vuelta del desplazamiento, la justificación de los gastos se "facilita enormemente" con la utilización de medios de pago que crean registros transparentes, como la tarjeta de crédito, incluso para cantidades pequeñas. "Pagar en efectivo ya lo hacían los romanos", ironizó Clemente.
Por su parte, el director comercial de Amadeus, Íñigo García-Aranda, indicó que las herramientas de autorreserva se están imponiendo como una de las "mejores opciones de control y seguimiento de la política de viajes", aunque advirtió que su proceso de implantación en las empresas puede ser lento y costoso. "El beneficio se percibe a medio plazo en la mayoría de los casos", añadió.
Entre el resto de los expertos, el jefe de Ventas Corporate de Air Europa, Javier Ruz, señaló que "hoy en día es difícil cerrar precios para todo el año, pero que se pueden negociar paquetes de servicios puntualmente".
A su vez, el vicepresidente de Ventas Corporativas de Sol Meliá, Hugo Roviram advirtió que la negociación basada "exclusivamente en el precio puede comprometer la calidad de los servicios".
LAS AGENCIAS DE VIAJES SON DE "GRAN AYUDA" PARA CONTROLAR GASTOS
La miembro del comité de Dirección de American Express Barceló Viajes, Estefanía Ruiz, subrayó que la agencia de viajes "puede ser de gran ayuda en el control de los gastos añadidos y en la detección de costes ocultos, incluso como departamento externalizado para liquidar notas de gastos", apostilló.
En ese sentido, el director de Ventas para España de Transhotel, Gonzalo Casaubón, destacó que las agencias de viajes especializadas en el mercado business "deben apoyarse" en proveedores que suministren la tecnología suficiente "para poder realizar de forma detallada, 'online' y segura todas las transacciones", concluyó.
